Sisäinen valvonta

Exel Composites Oyj on konsernin emoyhtiö. Se hallinnoi ja johtaa koko konsernin toimintoja. Päävastuu sisäisestä valvonnasta ja taloudelliseen raportointiin liittyvistä riskienhallintajärjestelmistä on yhtiön hallituksella. Exel Composites Oyj:n sisäisen valvonnan puitteet sekä sisäistä valvontaa koskevat tehtävät ja vastuut on määritelty hallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan politiikassa. Sisäinen valvonta on järjestetty säännönmukaisen johtamisen, raportoinnin ja läpikäyntien avulla.

Exel Compositesin taloudellisen raportoinnin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevan järjestelmän tarkoituksena on antaa riittävä varmuus taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta ja siitä, että tilinpäätös laaditaan sovellettavien lakien ja säädösten, yleisesti hyväksyttyjen laskentaperiaatteiden ja muiden pörssiyhtiöille asetettujen vaatimusten mukaisesti.

Exel Composites on laatinut controllerin käsikirjan (laskenta- ja raportointisäännöt), jota päivitetään säännöllisesti. Muita taloudellisen raportoinnin prosessiin liittyviä sisäisiä ohjeita ja sääntöjä ovat muun muassa liiketoimintaperiaatteet ja eettinen toimintaohje (Code of Conduct), korruption vastainen politiikka, valtuutus- ja allekirjoitusohje, rahoituksen ja kassanhallinnan ohjeet sekä luotonhallintaohje.

Konsernin talousosasto ylläpitää yhteistä tilikarttaa, jota käytetään kaikissa yksiköissä. Konsernin toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) ja asiakkuuksien hallintajärjestelmä (CRM) ovat käytössä useimmissa konsernin yksiköissä. Tytäryhtiöt toimittavat lukunsa konsernin raportointijärjestelmään konsolidointia varten. Raportoidut luvut tarkastetaan sekä tytäryhtiöissä että konsernilaskennassa.

Exel Composites Oyj:n konsernitilinpäätös on laadittu kansainvälisten tilinpäätösstandardien (International Financial Reporting Standards, IFRS) mukaisesti ja sitä laadittaessa on noudatettu 31.12.2021 voimassa olevia IFRS- ja International Accounting Standards (IAS)–standardeja sekä Standing Interpretations Committee (SIC)– ja International Financial Reporting Interpretations Committee (IFRIC) –tulkintoja. Konsernitilinpäätöksen liitetiedot ovat myös suomalaisen kirjanpito- ja yhteisölainsäädännön mukaiset.

Yhtiön kirjanpidon ja raha-asioiden asianmukaisen valvonnan järjestäminen on viime kädessä hallituksen vastuulla. Hallituksen työjärjestyksen mukaan hallitus hoitaa tarkastusvaliokunnan tehtäviä. Näihin tehtäviin kuuluu kirjanpidon ja taloudellisen raportointiprosessin valvominen, tilinpäätöksen tarkastaminen, sisäisen valvonnan menettelyjen tarkistaminen sekä yhteydenpito yhtiön tilintarkastajiin. Toimitusjohtaja vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallintaprosessien toteuttamisesta ja niiden operatiivisen tehokkuuden varmistamisesta. Toimitusjohtajan vastuulla on myös varmistaa, että yhtiön kirjanpitokäytännöt ovat lain mukaiset ja että talousasioita hoidetaan luotettavalla tavalla. Konsernijohto on antanut yksiköiden toiminnoista vastaavien henkilöiden tehtäväksi vahvistaa tarkemmat sisäistä valvontaa koskevat toimintaperiaatteet ja menettelyt. Johdolle ja työntekijöille on annettu asianmukaiset valtuudet ja vastuut, mikä tehostaa taloudellisen raportoinnin sisäistä valvontaa.

Exel Composites Oyj:n talouden ja liiketoiminnan kontrollit pitävät sisällään muun muassa hyväksyntiä, valtuutuksia, varmennuksia, täsmäytyksiä, kuukausittaisen liiketoiminnan seurannan, ja tehtävien eriyttämisen.

Taloudellisen raportoinnin osalta controllerin käsikirjassa vahvistetaan taloudellisen raportoinnin säännöt sekä konsernissa noudatettavat laskentasäännöt ja –menettelyt. Konsernin controller-toiminto auttaa liiketoimintayksiköitä ylläpitämään tarvittavia kontrolleja yhteistyössä liiketoimintayksiköiden omien controllereiden kanssa. Konsernin controller-toiminnon vastaa myös siitä, että ulkoinen taloudellinen raportointi on oikean sisältöistä, oikea-aikaista ja voimassa olevien säädösten mukaista.

Jatkuviin seurantatoimiin kuuluu muun muassa kuukausittaisten taloudellisten tulosten seuranta suhteessa budjettiin ja tavoitteisiin sekä sisäisten ja ulkoisten hankkeiden seuranta. Se, miten laajoja erilliset arviot ovat ja miten tiheään niitä tehdään, riippuu lähinnä riskiarviosta ja taloudellisten vaikutusten merkittävyydestä. Sisäisen valvonnan puutteet määritellään ja niistä ilmoitetaan ripeästi tahoille, jotka vastaavat korjaavien toimien toteuttamisesta, sekä tarvittaessa johdolle ja hallitukselle. Taloudellisten tavoitteiden ja liiketoiminnan muiden tavoitteiden toteutumista ja valvontaa seurataan konserninlaajuisen taloudellisen raportoinnin avulla sekä kunkin liiketoimintayksikön johdon säännöllisissä kokouksissa.